Der umfassende Leitfaden zum Audit

Was ein Audit ist und warum es wichtig für Ihr Unternehmen ist

Ein Audit ist eine systematische Überprüfung, die dazu dient, zu prüfen, ob ein Prozess, eine Aktivität oder ein System vorab festgelegte Standards, Richtlinien, Normen oder Gesetze erfüllt. Es geht dabei nicht um eine Prüfungssituation, sondern um einen Vorgang, der dem auditierten Unternehmen einen echten Mehrwert bietet.

Ursprung

Der Begriff „Audit“ stammt vom lateinischen Wort „audire“ ab, das „hören/zuhören“ bedeutet. Ein solche Prüfung wird von geschulten Auditoren durchgeführt und erfolgt systematisch, unabhängig und dokumentiert.

Arten

Es gibt verschiedene Arten von Audits, darunter Finanzaudit, Complianceaudit, Performanceaudit und Systemaudit. Jede Art von Audit dient einem bestimmten Zweck und kann in zwei Hauptkategorien unterteilt werden: interne und externe Audits.

Internes Audit

Ein internes Audit wird von einer Organisation selbst durchgeführt, um die Wirksamkeit ihrer Systeme oder Prozesse zu überprüfen. Es dient auch als Vorbereitung auf ein externes Audit. Die Ergebnisse eines internen Audits bleiben innerhalb der Organisation und können von eigenen Mitarbeitern oder einer externen Organisation durchgeführt werden.

Externe Kontrolle

Ein externes Audit hingegen wird immer von einer externen Person oder Firma durchgeführt, beispielsweise einem Auditor einer Zertifizierungsstelle. Der Zweck eines externen Audits besteht darin, die Einhaltung von Standards, Richtlinien oder Gesetzen zu überprüfen. Ein externes Audit ist notwendig, um eine Zertifizierung zu erhalten.

Der Nutzen von Prüfungen

Audits sind wertvolle Werkzeuge zur Überprüfung der Qualität von Geschäftsprozessen und zur Bestätigung, dass bestimmte Industriestandards, Qualitätsniveaus und gesetzliche Verpflichtungen erfüllt werden. Sie können dazu beitragen, Betriebsblindheit zu überwinden, organisatorische Verbesserungen zu fördern und Reibungsverluste, Risiken und Fehler zu identifizieren.

Die Vorteile von Prüfungen sind vielfältig:

• Förderung der Kommunikation für organisatorische Verbesserungen
• Identifizierung und Vermeidung von Risiken und Fehlern
• Überprüfung der Einhaltung von Unternehmenszielen und -vorgaben
• Bereitstellung von Informationen für solide Entscheidungen und zur Prozessgestaltung

Obwohl es schwierig ist, den Nutzen von Audits in Zahlen zu fassen, ist es unbestreitbar, dass sie einen erheblichen Beitrag zur Verbesserung der Unternehmensleistung leisten.

Spezifische Arten von Audits

Es gibt verschiedene spezifische Arten von Prüfungen, die nach verschiedenen Kriterien unterschieden werden können. Dazu gehören interne Audits (First-Party-Kontrolle), Lieferantenaudits (Second-Party-Kontrolle), externe Prüfungen (Third-Party-Audit), regulatorische Kontrollen, Prozessaudits und Produktaudits. Jede dieser Arten hat ihre eigenen Besonderheiten und Ziele.

Darüber hinaus gibt es Sonderformen von solchen Kontrollen, wie Projektaudits, die prüfen, ob ein Projekt im Plan ist und welche Maßnahmen den Erfolg sicherstellen.

Prüfungen für Genossenschaften

Für Genossenschaften könnten folgende spezifische Krontrollen denkbar sein:

• Visible-Check: Überprüfung der Sichtbarkeit und Präsenz der Genossenschaft
• SEO-Check: Überprüfung der Suchmaschinenoptimierung
• Personal-Check: Überprüfung der Mitarbeiterzufriedenheit und -leistung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass solche Prüfungen ein wesentliches Instrument zur Sicherstellung der Qualität und Effizienz von Geschäftsprozessen sind. Sie bieten einen großen Mehrwert für jede Organisation und tragen zur kontinuierlichen Verbesserung bei.

Fazit

Ein Paradebeispiel für eine Kontrolle ist die interne Inspektion, die von einem Betrieb selbst durchführt wird, um die Einhaltung der ISO 9001-Anforderungen sicherzustellen. Diese interne Überprüfung ermöglicht es, die Konformität mit den Standards zu kontrollieren und Potenziale für Verbesserungen aufzudecken. Ein spezifisches Beispiel für eine solche interne Inspektion nach ISO 9001 findet man auf der Webseite des QMB Infobriefs¹. Dort wird detailliert beschrieben, wie kleine und mittlere Unternehmen (KMU) interne Kontrollen durchführen können. Darüber hinaus werden dort auch Download-Materialien bereitgestellt, die bei der Planung und Durchführung dieser internen Überprüfungen behilflich sein können.

Ein zusätzliches Beispiel für eine Überprüfung ist die externe Kontrolle. Dieser Prozess beinhaltet die Untersuchung und Analyse der Finanzunterlagen eines Unternehmens durch einen unabhängigen Kontrolleur oder ein Kontrollteam, das nicht zum Unternehmen gehört. Eine externe Kontrolle bietet eine unparteiische, dritte Bewertung darüber, ob die jährlichen Finanzberichte eines Unternehmens den allgemein akzeptierten Buchhaltungsstandards entsprechen. Sie ermöglicht es einem Unternehmen, seine Finanzaufzeichnungen und -berichte in seiner Branche zu bestätigen. Diese Kontrollen können die Kunden und Investoren des Unternehmens informieren.

Ein spezifisches Beispiel für eine solche externe Kontrolle sind alle Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsfirmen, die Kontrolldienstleistungen anbieten. Dazu gehören Unternehmen wie PWC und EY. Sie führen detaillierte Kontrollen und Tests anhand von Stichproben einzelner Posten der Einnahmen und Ausgaben des Treuhandfonds durch. Neben dieser Arbeit führen sie auch eine umfassendere Überprüfung durch.